中国国际文化交流基金会项目管理制度
第一章 总则
第一条 为规范中国国际文化交流基金会（以下简称“基金会”）公益项目（以下简称项目）的管理，确保项目运行的合法、合规、合理，实现项目的预期目标，维护基金会、捐赠方和受益方的合法权益，根据《中华人民共和国慈善法》、《基金会管理条例》、《中国国际文化交流基金会章程》及国家相关法律法规，参照国内外先进的项目管理制度，特制定本制度。
第二条 基金会配备项目管理专职人员，行使项目管理职责。
第三条 基金会依法进行信息公开，接受社会监督。
本制度包括项目立项、项目实施、项目资金、项目监督、项目信息公开的管理。
第二章 项目立项管理
第四条 项目的立项与管理工作须符合基金会宗旨和章程的有关规定，综合考虑项目的公益性、可行性、实效性及持续性。项目立项通过基金会秘书长审核和理事长批复进行确立。
第五条 实行项目责任管理制度，设立项目部，配备专职人员，行使项目管理职责。
第三章 项目实施管理
第六条 可根据捐赠方意愿，由其提名经基金会同意后组建项目组。项目组接受基金会管理，成员人数应为单数且不超过9人（含9人），并任命一人为项目组主任。基金会应委派基金会的全职工作人员对项目管理负责、要对不符合基金会规章制度、不符合基金会宗旨和业务范围的方案、预算等决策行使一票否决权。项目组所有成员应提供本人简历、现工作单位、身份证复印件、相关专业资格证明、本人预留签名等留存至基金会审核并存档。项目组及项目组全体成员，不得以项目的名义开设账户、印制名片、开展募捐、与其他组织或个人签订协议或开展其他活动。
第七条 项目组对项目实施进行全过程监管，负责整个项目的日常管理、定期汇报、评估验收，确保项目按计划有序推进、资金流转按预算执行、项目效果按绩效输出。
第八条 由各项目组制订项目年度计划及预算，经基金会项目部初审合格后，报基金会秘书长及理事长审批并签字；符合基金会《章程》规定的重大事项的，应当报经理事会和党组织审议。如果在实施过程中出现新的项目机会或项目关键因素发生重大变化，在充分论证的基础上可适度对年度计划进行调整，并按照前述程序报基金会相关部门批准后执行。
第九条 各项目组根据《捐赠协议》中限定的捐赠用途，在项目实施前2-3个月内向基金会申请实施资金。申请程序如下：
（一）提出申请。
1.若申请的实施资金在20万元以内（含20万元），所需提供的材料如下：①实施资金申请报告（包括项目名称、项目背景、申请理由、活动时间地点、实施资金额度、资金使用范围、活动预算表、项目活动完成时间等内容）、②《项目服务协议》（对项目执行的时限、质量、项目实施资金拨付、项目验收等进行约定）、③项目执行单位资质证明（营业执照副本复印件需加盖公章，按照基金会供应商采购制度筛选供应商的遴选记录），由项目组主任或负责人签字后上报基金会。
2.若申请的实施资金在20万元至100万元之间（含100万元），需各项目组成员对有承办资质的执行单位进行比价和考察后，择优选取。所需提供的材料：①实施资金申请报告（同上）、②《项目服务协议》（同上）、③项目执行单位资质证明（同上）、④《竞（投）标综合评分表》，上述材料需项目组三分之二成员同意并签字。
3.若申请的实施资金在100万元以上，所需提供的材料与上述第2项一致，并按国家相关规定，对项目执行单位进行公开招标。公告期满后，按照国家招投标流程实施，从资格预审合格的投标申请人中选择不少于3家的申请人参与竞标（注：参与竞标的申请人不得与捐赠方、项目组任何成员存在关联关系或利害关系）。若参与不足3家，从所有参与方中选择最终中标方。项目组应召开会议，评选出中标方，并附预审阶段材料上报基金会项目部。
（二）审核程序。
项目组提交相关实施资金申请材料后，由基金会项目部至少2名专职人员审核后，按照第八条的程序进行审批。审核通过后，基金会与项目执行单位签署《项目服务协议》，对项目执行的时限、质量、项目款拨付、项目验收等进行约定。
（三）拨付程序。
1.项目部按流程填写资金支出凭单，交由基金会财务部按照《中国国际文化交流基金会财务管理制度》第九章第三十五条“限定性费用支出”的审批权限审核，财务部审核通过后，将在5个工作日内拨付经费。项目执行单位需在收到款项后在5个工作日内向基金会出具正规合法票据，不得跨月。
2.基金会可根据项目活动的实际进展情况，决定资金拨付批次与额度。项目执行单位完成项目报告，并在基金会对项目验收合格后，再拨付余款。
（四）监督程序。
项目完成后项目组或执行单位需向基金会提交结项报告，包括资金使用决算表、项目执行情况、资金拨付使用成效等。若项目执行期超过1年，项目组至少每半年进行一次项目阶段性工作总结，向基金会项目部汇报项目实施进展及绩效完成情况。
第四章 附则
第十条 本制度经中国国际文化交流基金会第五届理事会第14次会议审议通过，并于2023年4月4日起施行，解释权归属于本基金会理事会。原制度自即日起废止。
